Ces dernières années ont été marquées par l’apparition des technologies sociales dans nos environnements de travail tant à l’externe (clients, partenaires, fournisseurs) qu’à l’interne (collaboration entre les employés). L’utilisation de ces technologies a eu de nombreux impacts sur les autres technologies déjà mises en place dans les organisations. Elles ont notamment provoqué une baisse de l’utilisation des intranets traditionnels, c’est-à-dire des plateformes permettant de diffuser de l’information de manière unilatérale aux employés. Les besoins de communication ont changé avec l’évolution des entreprises vers un milieu plus collaboratif rendant les intranets traditionnels moins attractifs. Le besoin d’un guichet unique avec toutes les informations corporatives est toujours présent, mais ces solutions doivent être plus flexibles et interactives.

Au vu des dernières versions de Sharepoint 2013 ou de Jive, on s’aperçoit que les fournisseurs de solutions l’ont bien compris et proposent déjà des nouvelles fonctionnalités permettant de combler ces besoins. La solution Jalios fait également partie des choix judicieux lorsqu’on parle d’intranets collaboratifs même si elle n’apparait pas sur l’étude de Gartner sur le marché des solutions collaboratives car elle ne correspond pas aux critères de présence géographique. Grâce à sa couverture fonctionnelle et sa modularité, l’éditeur souhaite se différencier et positionner Jalios comme l’alternative numéro 1 à SharePoint.

D’après le référentiel Lecko, Jalios est la solution offrant la plus grande couverture fonctionnelle. L’analyse menée sur l’outil précise que « L’ergonomie et la maturité fonctionnelle de l’outil font de Jalios un choix très pertinent pour ces usages qui ont fait sa réputation ».

Interface Jalios

 Interface d’accueil de la démonstration fourni par Jalios

Jalios allie donc plusieurs grandes fonctionnalités qui sont :

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  • Un espace collaboratif utilisable en support à un projet grâce à des outils comme des wikis, blogues, calendriers partagés, gestion des tâches (Gantt), notifications ;

  • Un portail personnalisé permet à chaque utilisateur permettant d’intégrer l’accès à la messagerie, flux RSS, service web REST, tableau de bord. Des interfaces natives sont également disponibles pour les téléphones intelligents et les tablettes ;

  • Une gestion électronique des documents permettant l’édition collaborative sur un même document, gestion des droits, gestion des versions, recherche ;

  • Une gestion de contenu permettant la conception et la mise à jour de sites Web internes ou externes, gestion de l’historique, gestion des droits, classement (social tagging), usine à sites.

  • Un réseau social d’entreprise qui s’apparente à Yammer avec ses fonctionnalités de micro-blogging, mur d’activités, votes, commentaires, conversations, etc. ;

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Par ailleurs, Jalios est une solution interopérable, c’est-à-dire qu’il est possible d’intégrer des composants tiers à la solution. Parmi ces composants interfaçable avec Jalios, les plus connus sont Google Drive, Microsoft Office ou encore Dropbox. Cela permet une bonne intégration fonctionnelle de la solution avec les technologies présentes dans l’entreprise. De cette manière, le changement est moins drastique pour les utilisateurs.

JDrive

Accès à Microsoft Office ou Google Drive depuis Jalios

Jalios permet également d’ajouter et de supprimer des modules en fonction de l’évolution des besoins. Ces modules prennent la forme d’applications à la manière de l’Apple Store et ajoutent de nouvelles fonctionnalités.

Boutique Jalios

 Boutique en ligne de modules 

Jalios se révèle donc être une solution très flexible pour les intégrateurs comme pour les utilisateurs.

Chez Conseils Atelya, nous pensons que le principal défi des projets collaboratifs pour les organisations est au niveau humain. En effet, les taux d’adoptions de ces solutions restent très faibles et une attention particulière devrait être portée aux pratiques collaboratives et au changement de comportements des utilisateurs. Cependant, une interface utilisateur très bien pensée comme celle de Jalios facilitera l’adoption d’une telle solution auprès des employés.

Atelya est une firme indépendante de tout éditeur logiciel. Notre connaissance des outils technologiques vise à soutenir nos services-conseils et orienter nos clients dans les meilleurs choix. Ce billet vise à synthétiser la connaissance acquise suite à nos diverses expériences avec la solution Jalios et n’a pas du tout pour vocation la promotion de cette solution.

 

Benoit Huméry

Analyste d'affaires à Conseils Atelya. M.Sc. gestion (technologies de l'information) à HEC Montréal & M.Sc. génie logiciel à SUPINFO International University. Intérêts : technologies mobiles, stratégie numérique, innovation & technologies collaboratives.